Webinar #1

Le 3 octobre 2019, notre expert David Vincey vous a fait découvrir des outils simples et efficaces pour optimiser l’accueil téléphonique de votre entreprise à travers 5 points clés.

Nous vous livrons aujourd’hui le contenu de ce premier webinar signé Networth Telecom, vidéos à l’appui.

Les 5 clés pour optimiser son accueil téléphonique

1/ Ne perdre aucun appel

2/ Personnaliser son accueil

3/ S’adapter pour évoluer

4/ Être plus performant

5/ Simplicité rime avec efficacité

1/ Ne perdre aucun appel

Le temps est un facteur de plus en plus important dans l’analyse de la satisfaction client. Et pourtant, lorsqu’une personne essaye de joindre une entreprise, c’est parfois le parcours du combattant.

Voici donc les questions à se poser pour ne perdre aucun appel :

• Avez-vous un système de double appel afin d’éviter le signal « occupé » ?
• En cas de conversation téléphonique très longue, avez-vous pensé à un système de transfert ?
  – Vers un autre interlocuteur ?
  – Vers une boîte aux lettres performante ?
• Avez-vous un accueil en dehors de vos plages d’ouverture ?
  – Lorsque vos bureaux sont fermés ?
  – Lorsque vous êtes injoignable ?

Dans les entreprises de taille moyenne, le nombre d’appels entrants est parfois important et la personne en charge du standard, débordée par les demandes.

Avez-vous pensé au serveur vocal permettant de renvoyer directement vers le bon service ou le bon interlocuteur ?

Avec la bonne solution, tous les appels trouvent rapidement le bon chemin…

2/ Personnaliser son accueil

On connaît tous ces musiques classiques insupportables et interminables qui tournent en boucle. Non, Mozart ne rend pas plus intelligent, mais comme le dit l’adage, « la musique adoucit les mœurs ».

Alors, comment rendre ce moment idyllique pour vos clients ?

Check list du minimum requis :

• Une musique agréable
• Une musique libre de droit (attention, la SACEM, LA SDRM veillent…)
• Une voix douce ou tonique
• Un message dans plusieurs langues si vos clients sont étrangers
• Un message qui redonne les informations essentielles sur vous :
  – Votre nom
  – Votre site web
  – Vos horaires d’ouverture
  – Votre email
  – Vos métiers
  – Un message que vous pouvez changer simplement si besoin

Votre accueil vous ressemble, et ça s’entend…

3/ S’adapter pour évoluer

Évoluer pour survivre, tel est le credo de la plupart des entreprises. Chaque étape de cette évolution impacte l’ensemble des services : RH, finances, commerce, etc.

Et pourtant, les services supports sont souvent les plus mal lotis dans ces réorganisations. C’est pourquoi il est essentiel de réfléchir pour aujourd’hui et pour demain à un outil qui vous offre toutes les options pour tous vos besoins.

Organisez votre standard en fonction des vacances, des congés ou des absences de chaque collaborateur pour optimiser chaque appel. Mais également en cas de :

• Départ
• Indisponibilité
• Embauche

Votre entreprise évolue et vos besoins aussi. En 1 clic, modifiez votre accueil et votre organisation.

4/ Être plus performant

Pour être plus performant, il faut des outils qui permettent de gagner du temps mais surtout qui répondent exactement à vos besoins. Inutile d’avoir un couteau suisse pour ne se servir que des ciseaux.

Posez-vous les bonnes questions et choisissez les bonnes options :

• Avez-vous besoin de faire des réunions téléphoniques ?
  – En interne ?
  – Avec vos prestataires ?
  – Avec vos clients ?
  – Jusqu’à combien de personnes ?
  – À quelle fréquence ?
• Utilisez-vous un fax ?
• Avez-vous besoin de mieux gérer vos annuaires ?
• Avez-vous besoin d’un serveur vocal interactif ?

Si la réponse à une ou plusieurs de ces questions est oui, il est temps de passer à 1 outil multifonction.

5/ Simplicité rime avec efficacité

Voir la vidéo

L’ultime check list :

• Quels profils vont utiliser l’outil ? (Niveau d’appétence à la technologie)

L’outil doit être simple

• Quelles ressources avez-vous en interne pour l’installation et la gestion ?

Pas de ressource possible

• Avez-vous besoin de sécuriser vos données ?

Outil sécurisé indispensable

• Diriez-vous qu’il est crucial d’être joignable rapidement ?

OUI / NON

• Avez-vous un budget important à consacrer à cet outil ?

OUI / NON

Bienvenue chez vous

Cliquez ici pour télécharger la présentation

Pour toute question relative aux produits Networth Telecom, merci de contacter dvincey@netw.fr